AI-beleid Homebay B.V.
Versie 2027 — vastgesteld op 4 augustus 2026. Dit beleid maakt onderdeel uit van de Algemene Voorwaarden en de Opdrachten van Homebay B.V., en wordt daarin door verwijzing opgenomen (zie artikel 8, en artikel 6 van de Algemene Voorwaarden).
Artikel 1. Inleiding en reikwijdte
1. Dit AI-beleid beschrijft hoe Homebay B.V. (“Homebay”) gebruikmaakt van geautomatiseerde hulpmiddelen en systemen op basis van artificiële intelligentie (“AI”) bij haar dienstverlening, en welke waarborgen daarbij gelden.
2. Dit beleid geldt voor iedere Opdracht en aanbieding van Homebay, en voor eenieder die met een AI-systeem van Homebay in contact komt, waaronder opdrachtgevers, huurders, woningzoekenden, kopers/verkopers en andere betrokkenen.
3. Waar in dit beleid wordt verwezen naar de “Algemene Voorwaarden” of de “privacyverklaring” wordt de laatste, op www.homebay.nl gepubliceerde versie daarvan bedoeld.
Artikel 2. Welke systemen Homebay inzet
Homebay implementeert gefaseerd geautomatiseerde hulpmiddelen, waaronder AI-systemen, ter ondersteuning van haar dienstverlening. Al deze systemen zijn ondersteunend van aard; geen van deze systemen neemt zelfstandig besluiten die rechtsgevolgen hebben of betrokkenen anderszins aanmerkelijk treffen (zie artikel 4). Onderstaand overzicht wordt bijgewerkt voordat een nieuw systeem live gaat of een bestaand systeem wezenlijk wijzigt. Voor systemen die nog niet in gebruik zijn, worden de betrokken (sub-)verwerkers, de verwerkte gegevens en de bewaartermijnen vóór livegang in dit beleid en in de privacyverklaring opgenomen.
Website-chatbot — klantcontact, informatie, afspraakplanning en onderhoudsmeldingen. Verwachte livegang: juli/augustus 2026.
E-mailassistent (Outlook) — classificatie, routering en conceptantwoorden. Verwachte livegang: augustus 2026.
WhatsApp Business-assistent — dezelfde functies via WhatsApp. Verwachte livegang: september 2026.
Leadgeneratie (zakelijk) — identificatie van zakelijke leads (eigenaren/beleggers). Verwachte livegang: september/oktober 2026.
Koppeling vastgoedmanagementsysteem (Realité) — automatische registratie van meldingen en mutaties. Verwachte livegang: vanaf oktober/november 2026.
Een uitgebreide toelichting per systeem — inclusief welke gegevens worden verwerkt en de toepasselijke bewaartermijnen — is opgenomen in de privacyverklaring van Homebay.
Artikel 3. Transparantie en menselijk alternatief
1. Waar een systeem rechtstreeks met een betrokkene communiceert zonder tussenkomst van een medewerker — zoals de chatbot of de WhatsApp-assistent — wordt dit, overeenkomstig artikel 50 van de AI-verordening, bij aanvang van het gesprek op duidelijke en begrijpelijke wijze kenbaar gemaakt, tenzij dit voor de betrokkene reeds vanzelfsprekend is.
2. Iedere gebruiker kan op ieder moment om persoonlijk contact met een medewerker vragen; Homebay honoreert dit verzoek. De actuele bereikbaarheid van Homebay is vastgelegd in artikel 5 van de Algemene Voorwaarden.
Artikel 4. Menselijke besluitvorming
1. Beslissingen die rechtsgevolgen hebben voor, of een betrokkene anderszins aanmerkelijk treffen — zoals contractwijzigingen, opzeggingen, verlengingen, financiële afspraken en betalingsregelingen, de beoordeling en toewijzing van woonruimte, de afhandeling van klachten en escalaties, en de uitkomst van puntentellingen of energielabels — worden nooit uitsluitend geautomatiseerd genomen. Een medewerker van Homebay beoordeelt en bevestigt dergelijke beslissingen steeds zelfstandig en betekenisvol: de medewerker is in staat kennis te nemen van de onderliggende overwegingen van het geautomatiseerde systeem, kan gemotiveerd van een geautomatiseerd gegenereerd advies of score afwijken, en doet dit ook daadwerkelijk waar de omstandigheden daartoe aanleiding geven, zodat een uitkomst van het geautomatiseerde systeem niet vrijwel automatisch tot eenzelfde besluit leidt. Homebay past in zoverre geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming toe als bedoeld in artikel 22 AVG. Voor zover in een voorkomend geval een van de uitzonderingen van artikel 22 lid 2 AVG van toepassing is, biedt Homebay de betrokkene niettemin het recht op menselijke tussenkomst, het recht om een standpunt kenbaar te maken en het recht om het besluit te betwisten.
2. Aan mededelingen, antwoorden of andere uitingen van een geautomatiseerd systeem kunnen geen rechten worden ontleend. Een Opdracht, een wijziging daarvan of een andere contractuele afspraak komt uitsluitend tot stand door schriftelijke bevestiging van een daartoe bevoegde medewerker van Homebay.
3. Beeld-, audio- of videomateriaal dat met behulp van AI is gegenereerd of zodanig is bewerkt dat hierdoor een onjuiste indruk van de werkelijke staat van een object zou kunnen ontstaan, wordt door Homebay als zodanig kenbaar gemaakt.
4. Voor zover een door Homebay ingezet AI-systeem kwalificeert als hoogrisico-AI-systeem in de zin van Bijlage III bij de AI-verordening, voldoet Homebay aan de daaruit voortvloeiende verplichtingen binnen de daarvoor geldende termijnen.
Artikel 5. Gegevensverwerking
1. Homebay verwerkt bij het gebruik van geautomatiseerde hulpmiddelen persoonsgegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte. Voor zover in een voorkomend geval doorgifte naar een land buiten de Europese Economische Ruimte zou plaatsvinden, geschiedt dit uitsluitend op basis van een geldig doorgiftemechanisme als bedoeld in Hoofdstuk V AVG.
2. Gegevens van opdrachtgevers, huurders of andere betrokkenen worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen.
3. Nadere informatie over welke gegevens worden verwerkt en de toepasselijke bewaartermijnen is opgenomen in de privacyverklaring van Homebay.
Artikel 6. Verwerker en sub-verwerkers
1. Homebay maakt voor het beheer van de door haar ingezette AI-toepassingen gebruik van Patchly V.O.F. (KvK 42054845, Schoorsteen 10, 1431 LV Aalsmeer) als verwerker, welke op haar beurt een beperkt aantal sub-verwerkers inschakelt: Azure OpenAI Service (AI/taalmodel voor chatbot, WhatsApp en e-mailclassificatie; West-Europa, NL/IE), Microsoft Azure (hosting van applicatie, database en back-ups; West-Europa), Postmark (ActiveCampaign EU) (transactionele e-mail; EU), 360dialog (WhatsApp Business) (berichtenverkeer; EU), Sentry EU (foutregistratie; Frankfurt, Duitsland), en 1Password Business (beheer van inloggegevens en API-sleutels; EU).
Daarnaast schakelt Homebay, los van Patchly en de AI-systemen, de volgende verwerkers rechtstreeks in voor haar reguliere dienstverlening: Bloxs (vastgoedbeheersoftware voor financieel, technisch en commercieel beheer, waaronder facturatie, huur-/servicekostenafrekeningen en onderhoudsmeldingen; Nederland), Realworks (CRM voor makelaardij bij verhuur- en verkoopbemiddeling, inclusief klantportaal Move.nl; Nederland), Huurcheck NL (huurderscreening: toetsing van kredietwaardigheid via BKR/EDR/Focum, identiteitsdocument en Wwft-toetsing; Nederland), en Easynuts (hulp bij het regelen van nutsvoorzieningen zoals energie, water en internet na een verhuizing; Nederland).
2. Met Patchly en haar sub-verwerkers zijn verwerkersovereenkomsten gesloten die passen bij de AVG, waaronder afspraken over beveiliging, datalekken, doorgifte buiten de EER en teruggave of verwijdering van gegevens na afloop van de samenwerking; Homebay heeft van hen bevestiging dat verwerking, inclusief logging, back-ups en incidentonderzoek, binnen de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, en controleert dit periodiek. Ook voor de rechtstreeks door Homebay ingeschakelde verwerkers hierboven gelden verwerkersovereenkomsten van eenzelfde niveau; deze partijen hebben schriftelijk bevestigd dat de verwerking, inclusief logging, back-ups en incidentonderzoek, binnen de Europese Economische Ruimte plaatsvindt. Homebay controleert dit periodiek.
3. Voorgenomen wijzigingen in de ingeschakelde sub-verwerkers worden Homebay ten minste 30 dagen van tevoren gemeld, en Homebay kan daartegen binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken. Homebay beoordeelt dergelijke wijzigingen, evenals wijzigingen in de door haar ingezette AI-systemen zelf, voorafgaand aan invoering op de gevolgen daarvan voor de bescherming van persoonsgegevens.
4. De actuele lijst van door Homebay en haar technisch partner ingeschakelde (sub-)verwerkers kan worden opgevraagd via klantenservice@homebay.nl.
Artikel 7. Beveiliging
Homebay treft in ieder geval de volgende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling tijdens verzending (TLS 1.2 of hoger) en in rust (AES-256); meervoudige authenticatie voor administratieve toegang; logging van toegang tot persoonsgegevens; en een interne meldingstermijn bij een datalek van 24 uur, zodat Homebay tijdig aan haar wettelijke meldplicht kan voldoen.
Artikel 8. Verhouding tot de Algemene Voorwaarden, de privacyverklaring en de Opdracht
1. Dit AI-beleid vormt een aanvulling op en maakt onderdeel uit van de Algemene Voorwaarden van Homebay en van iedere Opdracht waarop deze Algemene Voorwaarden van toepassing zijn. Bij tegenstrijdigheid tussen dit beleid en de Algemene Voorwaarden of de Opdracht, prevaleert het bepaalde in de Opdracht, vervolgens de Algemene Voorwaarden.
2. Voor de verwerking van persoonsgegevens bij het gebruik van AI-systemen is daarnaast de privacyverklaring van Homebay van toepassing.
3. Dit beleid kan de bescherming die artikel 6 van de Algemene Voorwaarden en de overige bepalingen daarvan bieden niet beperken. Homebay kan dit beleid zelfstandig wijzigen op de wijze en onder de voorwaarden als beschreven in artikel 9, zonder dat daarvoor de Algemene Voorwaarden of een lopende Opdracht behoeven te worden aangepast, met dien verstande dat een wijziging die een nadelige verandering van de in artikel 3 en 4 bedoelde waarborgen inhoudt, pas van toepassing is met inachtneming van de wijzigingsprocedure van artikel 2 lid 3 van de Algemene Voorwaarden.
Artikel 9. Wijziging en versiebeheer
1. Homebay beoordeelt dit AI-beleid ten minste jaarlijks, en past dit zo nodig tussentijds aan bij een nieuwe AI-toepassing, een nieuwe (sub-)verwerker, of een relevante wijziging in wet- en regelgeving.
2. Een wijziging van dit beleid wordt ten minste 30 dagen voor de datum van inwerkingtreding bekendgemaakt op www.homebay.nl. De meest recente versie is bepalend en prevaleert boven eerdere versies.
3. Indien een wijziging voor een opdrachtgever die consument is (een natuurlijke persoon die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf) een aantoonbaar nadelige verandering van bestaande rechten of verplichtingen inhoudt, gelden de opzegmogelijkheden van artikel 2 lid 3 van de Algemene Voorwaarden.
Versie 2027 — vastgesteld op 4 augustus 2026 — Homebay B.V., statutair gevestigd te Amsterdam, kantoorhoudende te (1182 BW) Amstelveen aan de Patrimoniumlaan 2.