Privacyverklaring Homebay B.V. — versie 2027
Vastgesteld op 4 augustus 2026, ter vervanging van de versie 2026 van 17 juli 2026 en de versie van mei 2018.
Homebay houdt zich bezig met het beheer, de verhuur en de verkoop van vastgoed, projectmatig onderhoud en bouwbegeleiding, en eenmalige diensten zoals puntentellingen en energielabels. Homebay verwerkt bij deze dienstverlening persoonsgegevens van opdrachtgevers, huurders, kopers/verkopers en andere betrokkenen, met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Welke gegevens en waarom
Voor de uitvoering van een beheer-, verhuur- of verkoopovereenkomst en de daarbij behorende dienstverlening verwerkt Homebay onder meer: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, inkomens-/salarisgegevens (bij huurderscreening) en bankgegevens. Homebay controleert waar nodig de identiteit aan de hand van een identiteitsbewijs en registreert daarvan het documentnummer en -type.
Deze gegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, voor het voldoen aan een wettelijke verplichting, of vanwege het gerechtvaardigd belang van Homebay bij een zorgvuldige en efficiënte bedrijfsvoering. Zonder deze gegevens kan Homebay de overeenkomst niet, of niet volledig, uitvoeren. Voor zover Homebay in een specifiek geval om toestemming vraagt, kan deze toestemming te allen tijde worden ingetrokken.
Inkomens- of salarisgegevens ten behoeve van huurderscreening ontvangt Homebay in beginsel rechtstreeks van de betrokkene zelf. Voor zover dergelijke gegevens via een derde partij worden verkregen, zoals een screeningsdienst, wordt de betrokkene daarover geïnformeerd conform artikel 14 AVG.
Bij verhuurbemiddeling voert Homebay een transparante en non-discriminatoire selectieprocedure met objectieve criteria uit, conform de Wet goed verhuurderschap; hierbij verwerkte gegevens worden niet langer bewaard dan voor dat doel noodzakelijk.
Gebruik van geautomatiseerde hulpmiddelen en AI
Homebay implementeert vanaf de tweede helft van 2026 gefaseerd een aantal AI-ondersteunde systemen om haar dienstverlening te verbeteren. Al deze systemen zijn ondersteunend van aard: beslissingen met rechtsgevolgen worden altijd door een medewerker van Homebay zelfstandig en betekenisvol beoordeeld — dus nooit als automatische bevestiging van een systeemadvies — en nooit uitsluitend automatisch genomen. Homebay past daarom geen geautomatiseerde besluitvorming toe, met inbegrip van profilering, die voor u rechtsgevolgen heeft of u anderszins aanmerkelijk treft in de zin van artikel 22 AVG (zie ook “Uw rechten” hieronder, artikel 6 van de Algemene Voorwaarden, en het AI-beleid van Homebay).
Website-chatbot — klantcontact, informatie, afspraakplanning en onderhoudsmeldingen (livegang juli/augustus 2026). Beschikbaar 24 uur per dag, 7 dagen per week via www.homebay.nl. De chatbot beantwoordt veelgestelde vragen, plant bezichtigingen in en neemt onderhoudsmeldingen aan inclusief foto’s en video’s. Bij urgente of complexe zaken verwijst de chatbot door naar een medewerker, en beslist niet zelfstandig over contractwijzigingen, opzeggingen, financiële geschillen of de uitkomst van een puntentelling of energielabel. Verwerkte gegevens: naam en contactgegevens, adresgegevens, de inhoud van het gesprek, en bij onderhoudsmeldingen de aard, locatie en urgentie plus eventuele foto’s/video’s. Bewaartermijn: 6 maanden, waarna de gegevens worden geanonimiseerd.
E-mailassistent (Outlook) — classificatie, routering en conceptantwoorden (livegang augustus 2026). Een medewerker beoordeelt en verstuurt ieder antwoord; alleen eenvoudige, vooraf goedgekeurde standaardbevestigingen worden automatisch verstuurd. Bewaartermijn: 12 maanden.
WhatsApp Business-assistent — functioneel vergelijkbaar met de website-chatbot (livegang september 2026). Bewaartermijn: 6 maanden.
Leadgeneratie — uitsluitend gericht op zakelijke acquisitie van vastgoedeigenaren en beleggers (livegang sept./okt. 2026). Geen geautomatiseerde besluitvorming op huurders of bestaande klanten.
Koppeling vastgoedmanagementsysteem (Realité) — automatische registratie van meldingen, mutaties en statuswijzigingen (vanaf okt./nov. 2026). Menselijke controle blijft leidend.
De genoemde livegangdata zijn indicatief. Voor systemen die nog niet in gebruik zijn, worden de betrokken (sub-)verwerkers, de verwerkte gegevens en de bewaartermijnen vóór livegang in deze verklaring opgenomen.
Aanvullende bewaartermijnen
Naast de hierboven genoemde bewaartermijnen per systeem geldt: identificatie- en contactgegevens die via deze systemen worden vastgelegd worden bewaard voor de duur van de samenwerking tussen Homebay en haar technisch partner, vermeerderd met 30 dagen. Gebruiksgegevens en logbestanden worden 12 maanden bewaard. Versleutelde back-ups worden op basis van een rollend schema maximaal 30 dagen bewaard.
Verwerker en sub-verwerkers
Voor de hierboven genoemde AI-systemen werkt Homebay samen met Patchly V.O.F. (KvK 42054845, Schoorsteen 10, 1431 LV Aalsmeer) als verwerker. Patchly maakt op haar beurt gebruik van een beperkt aantal sub-verwerkers: Azure OpenAI Service (AI/taalmodel, West-Europa), Microsoft Azure (hosting, West-Europa), Postmark/ActiveCampaign EU (transactionele e-mail, EU), 360dialog (WhatsApp Business-berichtenverkeer, EU), Sentry EU (foutregistratie, Frankfurt) en 1Password Business (beheer van inloggegevens, EU).
Daarnaast schakelt Homebay, los van Patchly en de AI-systemen, de volgende verwerkers rechtstreeks in voor haar reguliere dienstverlening: Bloxs (vastgoedbeheersoftware: financieel, technisch en commercieel beheer, facturatie en onderhoudsmeldingen; NL), Realworks (CRM voor makelaardij bij verhuur- en verkoopbemiddeling, inclusief klantportaal Move.nl; NL), Huurcheck NL (huurderscreening: toetsing kredietwaardigheid via BKR/EDR/Focum, identiteitsdocument en Wwft; NL) en Easynuts (hulp bij het regelen van nutsvoorzieningen na een verhuizing; NL).
Alle verwerking door Patchly, haar sub-verwerkers en de hierboven genoemde rechtstreeks ingeschakelde verwerkers vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Dit is door hen schriftelijk bevestigd en wordt door Homebay periodiek gecontroleerd. Homebay geeft geen persoonsgegevens door aan landen buiten de EER, tenzij op basis van een geldig doorgiftemechanisme als bedoeld in Hoofdstuk V AVG.
Voor zover Huurcheck NL bij de huurderscreening niet uitsluitend in opdracht en onder instructie van Homebay optreedt, maar (net als bijvoorbeeld het BKR) een eigen, zelfstandige rapportage of database bijhoudt, kwalificeert Huurcheck NL niet als verwerker maar als zelfstandige ontvanger van uw gegevens. In dat geval is op de verdere verwerking door Huurcheck NL haar eigen privacyverklaring van toepassing, en informeert Homebay u hierover bij de huurderscreening.
Wijzigingen in de lijst van sub-verwerkers worden ten minste 30 dagen van tevoren aangekondigd, en Homebay kan daartegen binnen die termijn gemotiveerd bezwaar maken. Na afloop van de samenwerking met haar technisch partner worden persoonsgegevens, naar keuze van Homebay, teruggegeven of verwijderd, inclusief eventuele kopieën. De actuele lijst van ingeschakelde (sub-)verwerkers kunt u opvragen via klantenservice@homebay.nl.
Beveiliging van AI-gegevensverwerking
Versleuteling tijdens verzending (TLS 1.2 of hoger) en in rust (AES-256); meervoudige authenticatie voor administratieve toegang; logging van toegang tot persoonsgegevens; een interne meldingstermijn bij een datalek van 24 uur, zodat Homebay tijdig aan haar wettelijke meldplicht kan voldoen.
Transparantie en menselijk alternatief
Bij het starten van een gesprek met de chatbot of de WhatsApp-assistent laat Homebay, overeenkomstig artikel 50 van de AI-verordening, weten dat het om een geautomatiseerd kanaal gaat. U kunt op elk moment vragen om persoonlijk contact; Homebay honoreert dat verzoek. Naast de geautomatiseerde kanalen is Homebay bereikbaar: telefonisch op werkdagen tussen 08:30-10:00 en 13:00-14:30 uur (daarbuiten via een boodschappendienst), per e-mail via klantenservice@homebay.nl, sales@homebay.nl of storingen@homebay.nl, en op afspraak op kantoor te Amstelveen.
Cookies
Op haar website maakt Homebay gebruik van cookies. Welke cookies dit precies zijn, met welk doel en hoe lang deze worden bewaard, staat beschreven in de cookieverklaring van Homebay. U kunt uw cookievoorkeuren beheren via de cookiebanner op de website en via uw browserinstellingen.
Verstrekking aan derden
Homebay maakt voor haar dienstverlening gebruik van derden, zoals uitvoerders, aannemers en energiebedrijven bij een gebrek aan de woning, Easynuts voor het regelen van nutsvoorzieningen bij een verhuizing, en de hierboven genoemde leveranciers van geautomatiseerde hulpmiddelen. Voor het maken van een afspraak, of het in contact brengen met Easynuts, kan Homebay uw telefoonnummer, adres en/of e-mailadres aan deze derden verstrekken; u wordt hierover vooraf geïnformeerd en kunt aangeven dat u dit niet wenst. Voor zover Homebay hierbij gebruikmaakt van dienstverleners buiten de Europese Economische Ruimte, waarborgt zij een passend beschermingsniveau conform de AVG.
Homebay verwerkt daarnaast persoonsgegevens in opdracht van haar beheerders en verhuurders (als verwerker); hierover zijn afspraken vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.
Bewaartermijnen
Homebay bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de hierboven genoemde doeleinden. Gegevens van opdrachtgevers, huurders en kopers/verkopers worden bewaard zolang de relatie met Homebay actief is en, na beëindiging daarvan, nog 7 jaar in verband met de wettelijke (fiscale) bewaarplicht. Voor gegevens die verband houden met de omzetbelasting op onroerend goed kan op grond van de herzieningstermijn voor investeringsgoederen een langere termijn van 10 jaar gelden. Voor de bewaartermijnen van de AI-systemen: zie hierboven.
Uw rechten
U heeft recht op inzage, correctie en verwijdering van uw gegevens, op beperking van de verwerking, op overdracht van uw gegevens aan een andere partij (dataportabiliteit), en op bezwaar tegen de verwerking van uw gegevens — waaronder de inzet van geautomatiseerde hulpmiddelen of AI. Voor zover een besluit in een voorkomend geval toch mede op geautomatiseerde verwerking zou zijn gebaseerd omdat een wettelijke uitzondering van toepassing is, heeft u bovendien het recht op menselijke tussenkomst, het recht om uw standpunt kenbaar te maken en het recht om het besluit te betwisten. Een verzoek hiertoe kunt u sturen naar management@homebay.nl. Bent u het niet eens met de wijze waarop Homebay uw gegevens verwerkt, dan gaan wij hierover graag met u in gesprek; u kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Homebay beoordeelt deze privacyverklaring ten minste jaarlijks en past deze zo nodig eerder aan bij wijzigingen in wet- en regelgeving of in haar dienstverlening. De meest recente versie is steeds te vinden op www.homebay.nl.
Versie 2027 — Homebay B.V., statutair gevestigd te Amsterdam, kantoorhoudende te (1182 BW) Amstelveen aan de Patrimoniumlaan 2.